Matías Velasco G.
Gerente Comercial HCMFront
Consultor en RRHH y Especialista en Reclutamiento y Selección.
Matías Velasco G. Gerente Comercial HCMFront Consultor en RRHH y Especialista en Reclutamiento y Selección.

Los sistemas de gestión de selección de personas (denominados ATS, por sus siglas en ingles Applicant Tracking System) son herramienta que cada vez han ganado más terreno en diversas industrias, gracias al impacto que genera en términos de eficiencia operacional y financiera.

Un ATS provee un atractivo retorno sobre la inversión (ROI) como resultado de una disminución significativa en los tiempos de reclutamiento, así como en los esfuerzos administrativos para ejecutar un proceso de manera ordenada. Un ejemplo de ello la disminución de tiempo en publicación de ofertas, la disminución de tiempo de filtraje, cuando se trabaja en un sistema que integra bases de datos y sistema de gestión, así como la disminución de tiempo -y de uso papel- cuando todo el flujo del proceso está centralizado donde puedes resolver dudas, administrar comentarios, adjuntar archivos, etc. Estas variables puede llevar a un disminución de hasta la mitad del tiempo de un proceso de selección tradicional. Un problema típico que enfrentan muchas organizaciones es la necesidad de administrar cientos de CV´s de manera manual en carpetas en el PC (con la dificultad para buscar información en dichas bases de manera ágil), y una buena cantidad de candidatos postulando a procesos a través de planillas excel, manejando manualmente el orden para hacer seguimiento. Considere la velocidad de gestión de dicha metodología, amén de la factibilidad para generar inteligencia sobre dicha información.

A modo de ejemplo, podemos pensar que el costo de un sistema por el período de un año podría ser equivalente al costo de un sólo mes para la gestión de las mismas tareas, es decir 1/12 del costo. A eso, habría que agregar que usualmente la información manejada manualmente es susceptible a errores, y que el control de gestión manual es lento y engorroso

Adicional a los beneficios cuantitativos y cualitativos directos que se pueden deducir de la aplicación de un ATS, hay una serie de beneficios secundarios. Desde una perspectiva técnica, una base de datos centralizada, conectada a otros sistemas de RRHH puede reducir tiempo significativo para el ingreso de data. Así mismo, la posibilidad de administrar de manera centralizada las bibliotecas de documentos y formatos reduce la posibilidad de errores y de posibles pérdidas de alineación.

Pero quizás lo más relevante a la hora de elegir la aplicación de un ATS es la capacidad que se adquiere de darle inteligencia a los datos. Es más frecuente de lo que se desearía ver, que áreas de Selección de Personas profesionales no tienen un adecuado manejo de sus datos, tales como número de procesos, plazos, efectividad según criterios, efectividad de canales de reclutamiento, costos por unidades y/o totales, etc. Y cuando dichos datos existen, es porque alguien ha dedicado valioso tiempo para registrar todo eso manualmente, para de ahí procesar esa información de manera más o menos mecánica.

Considerando todos estos factores, ¿qué factores podrían hacernos preferir la administración manual de un área de selección, por sobre el uso de un sistema de gestión de reclutamiento y selección sistematizado?